Informacja w zakresie przetwarzania danych osobowych

 

Na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27. 04. 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119) zwanym dalej RODO, wypełniając obowiązek zawarty w art. 13 i 14 cytowanego rozporządzenia, w oparciu o Ustawę z dnia 10. 05. 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz w zgodzie z przyjętym w firmie Zintegrowanym Systemem Zarządzania informujemy co następuje:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest firma HYDROSERWIS Rafał Kosakowski z siedzibą w Sosnowcu, adres: ul. Wojska Polskiego 136A  41-208 Sosnowiec NIP: 6441895590, REGON: 273530255 reprezentowana przez właściciela – Rafała Kosakowskiego zwanego dalej – Administratorem.
2. Do kontaktu w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i w celu realizacji Państwa praw wynikających z pozyskiwania, przetwarzania, w tym przechowywania, korygowania, usuwania i przekazywania tych danych, upoważniony jest p. Piotr Sikorski pełniący zadania Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym możliwy jest kontakt drogą elektroniczną na adres biuro@hydroserwis.net.pl lub pisemnie na adres siedziby firmy wskazany w pkt. 1. Do kontaktu upoważnieni również zostali poszczególni pracownicy działu handlowego i serwisowego.
3. Państwa dane otrzymaliśmy w związku z dotychczasowymi kontaktami handlowymi opartymi na zapytaniach ofertowych, ofertach, finalizowanych transakcjach, przyjmowaniu zamówień i zleceń serwisowych oraz/lub poprzez formularz kontaktowy firmowej strony internetowej.
4. Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu:
   1. Należytego wykonania umowy, której jesteście Państwo stroną,
   2. Niezbędnym do zawarcia umowy w oparciu o Państwa zainteresowanie ofertą,
   3. Ewentualnego dochodzenia  lub obrony przed roszczeniami jako realizacja naszego prawnie uzasadnionego interesu,
   4. Wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa w tym podatkowych i rachunkowych,
   5. Obsługi zgłoszeń, które są kierowane do firmy (np. poprzez formularz kontaktowy),
   6. Kontaktowania się w celach związanych ze świadczeniem usług w tym obsługi reklamacji,
   7. Badania poziomu satysfakcji Klientów będącego realizacją przyjętego w firmie Zintegrowanego Systemu Zarządzania opartego na normach ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, PN N 18001:2014,
   8. Oferowania Państwu własnych produktów i usług w ramach marketingu bezpośredniego jak też towarów i usług partnerów handlowych, których jesteśmy przedstawicielami i z którymi współpracujemy,
   9. Archiwizacji wytworzonej dokumentacji wynikającej z relacji handlowych.
5. Okres przechowywania danych:
   1. Państwa dane są przetwarzane w okresie wynikającym z dobrowolnych wzajemnych relacji handlowych np. wykonania umowy, 
   2. Dane osobowe przechowywane są przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń.
6. Prawa przysługujące w związku z przetwarzaniem Państwa danych:
   1. W przypadku danych nieprawidłowych lub niekompletnych – prawo do ich sprostowania i uzupełnienia,
   2. Prawo do uzyskania informacji o swoich danych i dostępu do nich,
   3. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem pkt. 5.2.
   4. Na podstawie Państwa zgody lub umowy – prawo do przeniesienia danych do innego administratora,
   5. W odniesieniu do danych przetwarzanych elektronicznie, prawo do sprzeciwu,  żądania ograniczenia lub usunięcia danych (bycia zapomnianym) z zastrzeżeniem dochodzenia i obrony roszczeń wynikających z uzasadnionego prawnego interesu leżącego po stronie Administratora,
   6. Wobec zastrzeżeń w zakresie przetwarzania Państwa danych przysługuje Państwu wniesienie skargi do organu nadzorczego właściwego w zakresie ochrony danych osobowych jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
7. Dobrowolność podania danych i ich zakres:
   1. Zawarcie umowy handlowej jako dobrowolnego przystąpienia stron do zawarcia transakcji lub wykonania usługi poprzedzonej czynnościami przedwstępnymi o charakterze negocjacji, ustaleń, zapytań, ofertowania – może wymagać przyjęcia danych identyfikujących Państwa jako podmiotu handlowego dla potrzeb rachunkowych lub podatkowych. Skorzystanie z przysługującego Państwu prawa do odmowy podania danych może utrudnić zawarcie transakcji lub ją uniemożliwić.
   2. Zgodę na przetwarzanie Państwa danych można wycofać w dowolnym momencie, przy czym zachowane zostanie prawo Administratora do zapewnienia korzystania z możliwości wynikających z uzasadnionego prawnego interesu leżącego po stronie HYDROSERWIS Rafał Kosakowski.
   3. Dla potrzeb wzajemnych relacji handlowych Administrator przetwarza jedynie dane w minimalnym zakresie, wskazującym na oznaczenie podmiotu; adres jego siedziby i/lub przedstawicielstw; numery identyfikacyjne NIP oraz/lub REGON, KRS; dane adresowe poczty elektronicznej; strony internetowej; numery kont bankowych do uregulowania należności oraz podane dobrowolnie dane kontaktowe (numer telefonu, nazwisko i imię) Państwa przedstawicieli handlowych, a w zakresie przedstawicielstwa handlowego i promocji znaki graficzne, loga identyfikujące podmiot na opracowaniach reklamowych i stronie internetowej.
8. Udostępnianie danych osobowych:
   1. Co do zasady Państwa dane osobowe przetwarzane są przez Administratora jedynie dla potrzeb firmy HYDROSERWIS jako dobrowolnego partnera handlowego w związku i na czas wykonania umowy.
   2. Na warunkach określonych w odrębnych umowach o współpracy, Państwa dane mogą być udostępnione w warunkach podwykonawstwa prac celem uzyskania niezbędnych pozwoleń, przepustek.
   3. Z zachowaniem standardowych klauzul umownych ochrony danych osobowych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, Dane osobowe mogą być przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. Google) na zasadach art. 45 RODO.
   4. Dla potrzeb prac rachunkowych, podatkowych i administracyjno-procesowych dane osobowe zawarte na dokumentach sprzedażowych mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym z zachowaniem uzasadnionego prawnego interesu leżącego po stronie Administratora Danych Osobowych.

Administrator HYDROSERWIS Rafał Kosakowski zapewnia, że przyjęta w firmie polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania wsparta wymaganiami norm ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, PN N 18001:2014 znajduje swój wyraz we wszystkich czynnościach organizacyjnych i technicznych planowanych i realizowanych w  warunkach nadzorowanych, ukierunkowana jest również na bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych osób fizycznych.

Dążąc do ciągłego podnoszenia jakości świadczonych usług pozostajemy do Państwa dyspozycji.